Politique de confidentialité des résidents

Application/mise à jour de la présente Politique

Dans la présente Politique de confidentialité (« Politique »), les « renseignements personnels » désignent les renseignements détenus par Sunrise, sur tout support ou dans tout format, qui concernent un individu identifiable qui réside dans une Maison de vie Sunrise au Canada et qui sont sujets à la loi relative à la protection de la vie privée applicable à cette Maison de vie. Les renseignements personnels comprennent les renseignements sur la santé de l’individu (qui, dans certaines provinces, sont sujets à leur propre loi relative à la protection de la vie privée) et qui sont détenus dans des dossiers distincts afin de faciliter leur utilisation par les fournisseurs de soins. Sunrise dispose d’une politique de confidentialité distincte applicable aux renseignements personnels que l’on retrouve sur son site Web. Sunrise modifiera la présente Politique, le cas échéant, pour la rendre conforme à nos pratiques de gestion des renseignements personnels ainsi qu’aux lois applicables. La présente Politique prend effet à la date indiquée ci-dessous.

La collecte, l’utilisation et la divulgation de certains renseignements personnels sont nécessaires pour fournir un logement et des services à nos résidents. En devenant et en étant résident d’une Maison de vie Sunrise au Canada, les individus consentent à la collecte, l’utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels conformément à la présente Politique et à la loi applicable. Les résidents peuvent retirer leur consentement en tout temps, sous réserve des exigences légales ou contractuelles et moyennant un préavis raisonnable à Sunrise, mais ils pourraient alors ne plus être en mesure de procéder ou de poursuivre les interactions ou les transactions prévues avec Sunrise. De l’information additionnelle au sujet du consentement est présentée ci-dessous.

Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels par Sunrise

Sunrise collecte, utilise et communique des renseignements personnels dans la mesure requise par les activités et les objectifs suivants.

(1) Dans le cadre de la mise à disposition d’un logement, à des fins comprenant, notamment :

• Le traitement des demandes de logement et la création d’un dossier pour chaque résident;
• La tenue d’un registre du logement attribué au résident, y compris l’entretien et les réparations, ainsi que toute inquiétude d’un résident relative aux services d’alimentation, aux fournitures, à l’équipement, aux programmes et aux installations;
• La tenue d’un registre des dépenses encourues par un résident et la facturation;
• La tenue d’un registre sur les activités du résident, y compris la participation à tout programme ou à tout évènement particulier; et
• Toutes autres activités et exigences administratives associées au logement, aux programmes et aux services fournis à un résident autres que les services de soins de santé.

(2) Dans le cadre de la fourniture des soins de santé, à des fins comprenant notamment :

• La coordination, la fourniture et/ou la gestion des soins de santé, comprenant l’identification des besoins en soins de santé, ainsi que l’identification des préférences et des directives du résident;
• Le contrôle et l’évaluation des soins de santé reçus par un résident;
• Les échanges avec les fournisseurs de soins d’un résident, notamment en vue de la consultation et de la recommandation du résident aux fournisseurs de soins;
• La prise de contact avec le décideur substitut ou la famille d’un résident;
• La détermination de l’admissibilité et de la couverture pour une assurance et d’autres avantages;
• La réception du paiement ou du remboursement des soins de santé;
• La conservation des dossiers exigés par la loi; et
• La réponse aux demandes émanant des autorités ou des programmes gouvernementaux.

(3) Dans le cadre de l’administration de notre entreprise, à des fins comprenant, notamment :

• La conformité aux exigences réglementaires et autres exigences légales;
• Le maintien de la certification, des licences et des accréditations requises;
• Les activités de vérification de la qualité des services comprenant l’évaluation de la performance de notre personnel;
• La planification, la gestion des risques et l’attribution des ressources au sein de l’entreprise;
• Les vérifications, les inspections et les enquêtes;
• Les procédures judiciaires et autres;
• L’obtention et le maintien d’une couverture d’assurance et le fait de faire des réclamations; et
• Toute restructuration ou réorganisation envisagée ou réelle de notre entreprise ou de nos activités, y compris la cession, la vente, la fusion ou d’autres opérations incluant toutes, presque toutes ou une partie de nos activités ou de nos opérations, ainsi que la vérification diligente requise pour déterminer s’il faut ou non procéder à une opération de ce genre.

Lorsqu’un membre de la famille du résident participe dans les affaires du résident (comme les affaires financières ou les soins de santé), Sunrise peut, sous réserve de certaines exceptions prévues par la loi,  être légalement tenue d’obtenir le consentement du résident ou de son représentant autorisé avant de communiquer des renseignements personnels relatifs à ces affaires avec un membre de la famille. Pour assurer la continuité des soins et des autres services, Sunrise peut demander à un résident d’identifier un représentant habilité à agir pour son compte (« représentant autorisé ») au cas où il serait incapable de le faire lui-même, y compris pour apporter leur consentement quant à l’utilisation et la communication de renseignements personnels. Les résidents sont chargés de signaler à Sunrise tout changement de représentant autorisé. Lorsque la loi le permet ou l’exige, par exemple pour empêcher tout préjudice envers un résident ou une autre personne, Sunrise peut utiliser et divulguer des renseignements personnels sans le consentement du résident.

Le recours par Sunrise aux fournisseurs de services externes

Sunrise transfère des renseignements personnels ou permet leur accès à des fournisseurs de services externes (« Fournisseurs de services ») lorsque leurs services nécessitent l’utilisation de ces renseignements. Sunrise fait appel à des Fournisseurs de services pour tirer profit de leur spécialisation et de leur expertise. Sunrise peut aussi engager sa société mère (y compris les sociétés affiliées et les filiales de sa société mère) pour l’assister dans l’accomplissement des activités décrites dans les paragraphes 1 à 3 ci-dessus. Sunrise sélectionne avec soin ses Fournisseurs de services, et leur demande, par le biais de contrats, de protéger et de limiter l’utilisation de renseignements personnels. Certains Fournisseurs de services de Sunrise, y compris sa société mère, sont basés aux États-Unis. Les renseignements personnels transmis à ces Fournisseurs de services peuvent être soumis à la loi américaine et à la loi canadienne et peuvent être divulgués en vertu de l’une de ces lois, y compris aux autorités gouvernementales de l’un de ces pays.

Les types de fournisseurs de services auxquels Sunrise peut transmettre des renseignements sont notamment :

• Hébergement infonuagique et stockage de données
• Gestion des technologies de l’information et maintenance informatique
• Comptabilité et traitement des paiements
• Ressources humaines et communications
• Services aux résidents (y compris l’alimentation, les soins de santé, le nettoyage, les fournitures, l’équipement, services aux programmes et aux installations)

Consentement

Tel qu’indiqué ci-dessus, la loi exige ou permet à Sunrise, dans certaines circonstances, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels sans le consentement du résident ou de présumer que Sunrise dispose du consentement de ce résident. Le consentement du résident peut être obtenu séparément pour des programmes ou des services particuliers qui ne sont pas identifiés dans la présente Politique.

Le résident peut retirer en tout temps son consentement à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la conservation de ses renseignements personnels par Sunrise, conformément à la présente Politique, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable donné à Sunrise. Pour retirer son consentement, le résident peut communiquer avec Sunrise aux coordonnées de contact qui figurent à la fin de la présente Politique.

Si un résident retire son consentement à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la conservation de ses renseignements personnels à des fins qui font partie intégrante de la prestation des programmes et services de Sunrise, il se peut que Sunrise ne soit pas en mesure de permettre au résident de demeurer dans une communauté Sunrise, de poursuivre les interactions ou les transactions prévues avec Sunrise ou de bénéficier pleinement des produits et services de Sunrise.

Si un résident retire son consentement à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la conservation de ses renseignements personnels à des fins qui ne font pas partie intégrante de la fourniture de nos produits et services (par exemple, pour envoyer des messages publicitaires et de marketing, pour administrer et faciliter la participation à des concours et à des promotions et pour effectuer des sondages), le retrait du consentement à ces fins n’affectera pas la fourniture des produits et services de Sunrise à son égard.

Protection des renseignements personnels

Sunrise emploie toute une variété de moyens pour protéger les renseignements personnels de nos résidents; certains permettent de protéger nos installations physiques, d’autres permettent d’imposer des règles et des procédures à notre personnel et à nos Fournisseurs de services et d’autres encore protègent nos systèmes informatiques et nos dossiers électroniques. Bien que nos mesures de sécurité peuvent varier d’une Maison de vie à une autre afin de se conformer aux particularités de chaque d’installation, les protections suivantes s’appliquent dans toutes nos Maisons de vie au Canada.

Nous limitons l’utilisation de renseignements personnels par notre personnel à ce qui est requis pour l’accomplissement des fins préalablement communiquées aux résidents. Nous avons confié la responsabilité de la protection des renseignements personnels aux Représentants de la protection de la vie privée de nos Maisons de vie. Nous offrons des formations en matière de protection de la vie privée à notre personnel et nous assurons du respect de nos politiques et procédures relatives à la protection des renseignements personnels. Notre programme de protection de la vie privée comprend des procédures pour: recevoir et traiter des demandes relatives aux renseignements personnels, des inquiétudes ou des plaintes relatives à la protection de la vie privée, traiter des demandes d’accès et de rectification à l’égard des renseignements personnels, gérer un incident de confidentialité ou un bris de sécurité qui pourrait avoir un impact sur ces renseignements personnels. Nous disposons d’un personnel responsable de la gestion des technologies de l’information et de nos systèmes informatiques et nous évaluons régulièrement le caractère suffisant de la sécurité de nos systèmes.

Nous conservons les renseignements personnels dans la Maison de vie dans laquelle vit le résident, même si une copie de sauvegarde peut être conservée ailleurs, y compris chez nos Fournisseurs de services situés aux États-Unis.

Accès aux renseignements personnels et rectification

Sous réserve d’exceptions prévues à la loi, les résidents ont le droit d’accéder et d’obtenir une copie de leurs renseignements personnels en présentant une demande au Représentant de la protection de la vie privée de leur Maison de vie. Sunrise fera un effort raisonnable afin d’identifier les renseignements personnels auxquels l’accès est demandé. Conformément à nos calendriers de conservation et aux autres exigences, politiques et procédures, il est possible que nous n’ayons pas conservé tous les renseignements personnels recueillis au sujet d’un résident.

Nous demandons à ce que les demandes d’accès soient soumises par écrit afin de nous permettre de tenir un registre en matière de communication de renseignements personnels (y compris au résident concerné). À la demande des résidents, le personnel leur prêtera assistance afin de rédiger leur demande. Sunrise motivera tout refus d’acquiescer à une demande d’accès ou de rectification.  Comme stipulé ci-dessous, un résident peut demander au commissaire responsable de la protection de la vie privée qui administre la loi applicable dans sa province d’examiner ce refus. Malgré que la réglementation diffère d’une province à une autre, advenant des frais pour la reproduction de dossiers, Sunrise vous le signalera et vous fournira une estimation avant de procéder au traitement de la demande.

Sunrise rectifiera ou mettra à jour les renseignements personnels dans ses dossiers lorsque nécessaire. Sunrise n’est pas tenue de modifier, et ne modifiera pas, les renseignements reflétant les observations ou le jugement professionnel d’un Fournisseur de soins, sauf avec le consentement écrit de ce dernier, car le fait de maintenir l’intégrité desdits renseignements peut être crucial pour protéger un résident et les membres de l’équipe de soins.

Sunrise traitera les demandes d’accès et de rectification dès que possible et, excepté dans les circonstances habituelles où Sunrise en informera le résident, dans les 30 jours à compter de la date de réception de la demande.

Conservation de renseignements personnels

En général, Sunrise conserve les dossiers qui contiennent des renseignements personnels des résidents pour une durée raisonnablement nécessaire pour accomplir les fins mentionnées dans la présente Politique, pour se conformer à nos obligations légales, pour protéger et exercer nos droits ou pour une période plus longue lorsque requis ou permis par la loi applicable. Sunrise effacera ou détruira vos renseignements personnels, ou anonymisera les renseignements, lorsque nous ne sommes plus raisonnablement tenus de conserver ces renseignements aux fins énoncées ou mentionnées dans la présente Politique.

Contacter Sunrise

Pour toute question ou commentaire au sujet de la présente Politique ou au sujet de la gestion des renseignements personnels par Sunrise, veuillez contacter le Représentant de la protection de la vie privée de votre Maison de vie (le Directeur général de votre Maison de vie) en utilisant les coordonnées indiquées dans la trousse d’orientation fournie aux résidents ou en demandant ces coordonnées au personnel de votre Maison de vie.

Vous pouvez également contacter le Responsable corporatif de la protection des renseignements personnels chez Sunrise (basé aux États-Unis) par courrier à l’adresse suivante : Sunrise North Senior Living Ltd. – Privacy Officer, 7902 Westpark Drive, McLean, Virginia 22102; ou par courriel à l’adresse : [email protected].

Les résidents peuvent également déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée applicable à leur province. Les coordonnées du commissaire à la protection de la vie privée applicable figurent dans la trousse d’orientation fournie aux résidents.